Jak postupovat po přijetí notifikačního dopisu
Co je Oracle licenční audit
Kdykoli nainstalujete program Oracle, ať už jako jednotlivec nebo jako společnost, souhlasíte s podmínkami licenční smlouvy. V minulosti se tato dohoda nazývala OLSA (smlouva o licencích a smlouvách o službách Oracle), dnes se však tato dohoda nazývá OMA (Oracle Master Agreement).
Tyto dohody specifikují, za jakých podmínek smíte používat programy Oracle, ale také poskytují Oracle oprávnění k provedení auditu.
Role Oracle LMS
Služba Oracle pro správu licencí License Management Services (LMS) je interní oddělení v rámci společnosti Oracle, které obvykle provádí audity jménem společnosti Oracle Corporation. Společnost Oracle LMS je autorizována k provádění auditu licencí u koncových uživatelů a partnerů.
V některých zemích však místní obchodní zástupci začnou sami prověřovat kontrolu licencí nebo přezkoumání licencí, obvykle tím, že prodávají koncovým uživatelům službu „optimalizace licencí“.
Jak audit Oracle licencí probíhá?
Celý audit může probíhat měsíce až rok. Níže naleznete standardní postup.
1. Notifikace a začátek
Audit se spustí, jakmile obdržíte upozornění (notifikační dopis), ve kterém budete informováni, že jste byli vybráni k auditu licencí nebo ke kontrole licencí. Typicky se v emailu uvádí, které právnické osoby a které softwarové programy Oracle jsou zahrnuty do rozsahu auditu. Tento dopis je obvykle zasílán CIO nebo CFO.
Jste požádáni o přidělení jediného kontaktního místa ve vaší organizaci, která bude působit jako koordinátor pro audit z vaší strany.
Většina zákazníků má v kontraktu následující klauzuli:
„Společnost Oracle je oprávněna provést kontrolu Vašeho užívání Programů na základě oznámení podaného 45 dní předem. Jste povinni poskytnout veškerou potřebnou součinnost společnosti Oracle požadovanou při takové kontrole a poskytovat odpovídající součinnost při přístupu k informacím…“
2. Sběr dat (Excel a Skripty)
Během auditu budete požádáni o dokončení přehledu v aplikaci Excel (Oracle Server Worksheet) s podrobnostmi o vaší IT infrastruktuře. Navíc můžete být vyzváni ke spouštění skriptů na vašich serverech nebo k provádění různých příkazů v různých softwarových programech.
Dokončený přehled a výstupní protokolové soubory jsou vyžadovány k odeslání zpátky společnosti Oracle pro účely analýzy.
3. Analýza a Compliance
Na závěr jsou výsledky analýzy formalizovány v závěrečné zprávě, v rámci které společnost Oracle zhodnotí váš stav a jeho soulad s pořízenými licencemi. Pokud souhlasíte s tím, že zaplatíte chybějící licence, abyste se stali „compliant“ (v souladu), postup obvykle končí.
Jak často a proč jste vybráni?
Obvyklá praxe spočívá v tom, že každý koncový uživatel je v průměru auditován jednou za 5 let a více. Společnost Oracle uplatňuje tento postup, protože ví, že koncoví uživatelé obvykle obnovují hardware každé 3–4 roky (což má vliv na licenční metriky procesorů).
Existují dva kanály nominace: Oracle’s Sales Organization (obchodníci) nebo LMS (License Management Services).
Devět důvodů, proč je zákazník auditován
1.
Již dlouho jste nekoupili žádné licence a nemáte je v plánu ani nakupovat.
2.
Jste pro Oracle velký a důležitý zákazník a audit nebyl proveden více než 5 let.
3.
Používáte staré metriky (Named User, Concurrent Device, Universal Unit), které se již nepoužívají.
4.
Používáte hojně virtualizaci a Oracle se to dozvěděl.
5.
Oracle se dozvěděl o obměně HW za modernější s více procesory a jádry.
6.
Došlo k oddělení či spojení firem ve vašem holdingu (M&A).
7.
Používáte Oracle EBS, ale nemáte „pod nimi“ koupené FULL USE licence.
8.
Otevřeli jste ticket u supportu, který prozradil použití nelicencované funkce nebo větší počet uživatelů.
9.
Přestali jste platit k licencím support nebo ho výrazně snížily. Oracle ztratil příjmy a může se je pokusit získat zpět formou auditu.
Mám instalovat skripty od Oracle?
Ne. Podle doložky o auditu „souhlasíte s tím, že spolupracujete s auditem společnosti Oracle a poskytnete přiměřenou pomoc a přístup k informacím“. Klauzule nestanoví, že jste povinni nainstalovat / nasadit skripty od společnosti Oracle. Musíte však poskytnout přístup ke všem relevantním informacím.
Koncoví uživatelé však obvykle nejsou schopni poskytnout informace ručně tak přesně, a proto často nakonec skripty LMS využijí.
Kde firmy chybují, když si dělají audit samy
Z našich zkušeností s mnoha klienty jsme objevili zhruba 50 až 60 oblastí, které firmy často při auditu hlásily nepřesně, často ve svůj neprospěch.
Běžné problémy bez zapojení expertů
1.
Neschopnost rozpoznat historické nákupy (produkty zakoupené před 3 až 9 lety), které lze využít ke pokrytí současných nedostatků v licencích.
2.
Nesprávná aplikace licenčních metrik.
3.
Licence z fúzí a akvizic, které mohou být použity a mají například rozšířená práva použití v celém holdingu a tím pádem je můžete použít na pokrytí nedostatků.
4.
Neúplné a / nebo nepřesné porozumění, které produkty / komponenty jsou součástí některých licencí společnosti Oracle, které lze použít ke snížení současných nedostatků v licencích.
5.
Nesprávné výpočty požadovaného počtu licencí potřebných pro virtualizovaná prostředí, která závisí na použitých technologiích a jejich konfiguraci.
6.
Nesprávné licencování programů Oracle nasazených v disaster recovery.
7.
Nedodržení minimálního počtu licencí na procesor pro všechny servery, na kterých jsou nasazovány programy Oracle, včetně testovacích, vývojových a přijímacích prostředí.
8.
Neúplné nebo nepřesné porozumění nainstalovaným použitým komponentům a funkcím (např. databázové options)
Jak se se vyhnout Oracle auditu
Jak minimalizovat náklady na dokup licencí
Najmout si důvěryhodného a zkušeného partnera (například Solutia s.r.o.) a nechat si udělat revizi prostředí ještě před tím, než u vás audit začne.